Der Monteur zahlt an der Kasse des Großhändlers, fotografiert den Beleg und ist fertig; das Büro gibt frei; am Monatsende steht eine Liste statt einer Kiste. Das ist der ganze Zweck.
Was Sie damit tun können
- Vorschüsse geben und Rückgaben erfassen je Mitarbeiter. Der Saldo ergibt sich aus Vorschüssen minus Ausgaben minus Rückgaben.
- Je Währung führen, nie summieren. Ein Betrieb mit Ausgaben in zwei Währungen sieht zwei Salden nebeneinander — eine Umrechnung gibt es nicht, weil es keinen Kurs gibt, dem man ihn ohne Willkür entnehmen könnte.
- Ausgaben erfassen mit Betrag, Datum, optionaler Beschreibung, optionaler Kostenkategorie aus den Listen des Betriebs und optionalem Belegfoto.
- Freigeben oder ablehnen. Eine vom Mitarbeiter erfasste Ausgabe steht als „wartet auf Freigabe“ da, weil sie genau das ist. Die Entscheidung erreicht ihn als Benachrichtigung in seiner Sprache.
- Belege ansehen — das Foto hängt an der Ausgabe und ist über einen kurzlebigen Link lesbar.
- Eine Periode abrechnen: Der Saldo jedes Mitarbeiters wird abgeschlossen, mit jeder Position und jedem Beleg dahinter. Weil die Aufzeichnung fortlaufend entstand und nicht am Monatsende rekonstruiert wurde, erfüllt sie die Anforderung, an der Kassenführung bei Prüfungen am häufigsten scheitert.
Was der Monteur sieht
Seine eigene Kasse und sonst nichts: den eigenen Saldo je Währung, die eigenen Einträge mit Status, und die Möglichkeit, eine Ausgabe zu erfassen. Keine Vorschüsse, keine Freigaben, keine Abrechnung — und unter keinen Umständen die Kasse eines Kollegen. Es ist die einzige Stelle, an der die Außendienst-App überhaupt Geld zeigt, und es ist sein eigenes.
Warum eine Freigabe und kein Vertrauensbeweis
Die Freigabe ist keine Kontrolle, sondern Ordnung: Eine Ausgabe ohne Beleg wird zurückgefragt, eine ungewöhnliche erklärt, und am Monatsende gibt es keine Diskussion, weil jede Position schon geprüft ist.