Angebote in fünf Minuten – wie ein Preisbuch die Abende zurückgibt

Das Angebot ist die Arbeit, die niemand bezahlt. Es entsteht abends, nach dem letzten Kunden, am Küchentisch: Positionen aus dem Kopf, Preise aus der letzten Rechnung, die Steuer mit dem Taschenrechner. Eine Stunde pro Angebot ist normal – und bei drei Angeboten pro Woche sind das im Jahr mehr als hundertfünfzig Stunden, in denen der Betrieb weder arbeitet noch verdient. Der Hebel ist nicht schnelleres Tippen. Es ist das Preisbuch.

Was ein Preisbuch ist

Ein Preisbuch ist die Liste aller Leistungen und Materialien, die Ihr Betrieb regelmäßig anbietet, jede mit Bezeichnung, Einheit, Nettopreis und Steuersatz. „Anfahrt“, „Arbeitsstunde Meister“, „Arbeitsstunde Geselle“, „Wartung Gastherme“, „Sicherheitsventil 1/2 Zoll“. Wer es einmal anlegt, tippt nie wieder eine Position von Hand: Das Angebot wird aus dem Preisbuch zusammengestellt, die Menge angepasst, fertig.

Warum das mehr ist als Bequemlichkeit

Ein Angebot aus dem Kopf hat drei stille Fehlerquellen. Erstens die Preise: Wer die Arbeitsstunde einmal mit 62 und einmal mit 65 Euro anbietet, verliert Marge oder Kunden, je nachdem. Zweitens die Steuer: Der Steuersatz gehört zur Position, nicht zum Angebot; ein Preisbuch kennt ihn, ein Taschenrechner nicht. Drittens die Vollständigkeit: Die Anfahrt, die Entsorgung, das Kleinmaterial – im Preisbuch stehen sie, im Kopf um 22 Uhr nicht immer.

Das Preisbuch anlegen – in einer Stunde

Nehmen Sie die letzten zwanzig Rechnungen. Alles, was zweimal vorkommt, ist eine Position.
Vergeben Sie klare Bezeichnungen. Der Kunde liest sie; „Pos. 4711“ sagt ihm nichts, „Wartung Gasbrennwertgerät inkl. Abgasmessung“ schon.
Legen Sie Nettopreise und Steuersatz fest. In Deutschland meist 19 Prozent, für einige Leistungen 7. Bei Reverse-Charge-Kunden entscheidet nicht die Position, sondern der Kunde – das regelt die Software.
Pflegen Sie Preise an einer Stelle. Steigt der Stundensatz, ändern Sie eine Zahl, nicht dreißig Vorlagen.

Der Kunde entscheidet über die Steuer

Ein Detail, das im Preisbuch nicht steht, aber jedes Angebot beeinflusst: die Unternehmereigenschaft des Kunden. Ein Geschäftskunde in Österreich mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bekommt eine Rechnung ohne deutsche Steuer; der Privatkunde bekommt 19 Prozent. Die inländische Steuerschuldumkehr bei Bauleistungen nach § 13b tragen Sie heute noch selbst ein. In Recomora wird das beim Kunden festgelegt und die Nummer gegen das europäische Prüfsystem geprüft. Das Angebot rechnet dann richtig, ohne dass jemand nachdenkt.

Vom Angebot zum Auftrag ohne zweites Tippen

Der zweite Zeitfresser nach dem Schreiben ist das Abtippen: Das Angebot wird angenommen, und jemand legt den Auftrag neu an, mit denselben Positionen. In Recomora wird aus dem angenommenen Angebot der Auftrag, aus dem Auftrag die Rechnung – die Positionen und ihre Preise werden einmal erfasst und auf der Rechnung aus dem Angebot zurückgeholt. Der Monteur sieht den Auftrag ohne Preise; was er zusätzlich verbaut hat, legt die Rechnung unbepreist vor, damit das Büro es bewusst bepreist statt es zu übersehen.

Der Nachfass

Ein Angebot, das niemand nachfasst, ist ein halbes Angebot. Der Status „versendet“ sollte sichtbar sein, und nach einer Woche ohne Antwort ein kurzer Anruf folgen. Betriebe, die das konsequent tun, berichten von deutlich höheren Annahmequoten – nicht weil sie drängen, sondern weil der Kunde oft nur eine Frage hatte, die er nicht gestellt hat.

Fünf Minuten pro Angebot sind kein Versprechen für den ersten Abend. Sie sind das Ergebnis eines Preisbuchs, das einmal angelegt und danach gepflegt wird. Die Abende danach gehören wieder Ihnen.

Häufige Fragen aus Betrieben

Muss ich das Preisbuch vollständig haben, bevor ich anfange? Nein. Legen Sie die zwanzig häufigsten Positionen an und ergänzen Sie den Rest, wenn er zum ersten Mal in einem Angebot vorkommt. Nach einem Monat deckt das Preisbuch fast alles ab.

Was ist mit Sonderpreisen für Stammkunden? Der Preis im Preisbuch ist der Regelpreis. Im einzelnen Angebot lässt er sich anpassen, ohne das Preisbuch zu ändern – der Rabatt bleibt sichtbar, statt in einer geänderten Vorlage zu verschwinden.

Wie gehe ich mit Material um, dessen Preis täglich schwankt? Führen Sie es mit einem Richtpreis und passen Sie ihn beim Angebot an. Wichtig ist, dass Bezeichnung, Einheit und Steuersatz feststehen; der Preis ist die eine Zahl, die Sie bewusst ändern.