Disposition für kleine Teams – drei bis zehn Monteure ohne Chaos planen

Mit einem Monteur braucht man keine Disposition; er weiß, wo er hinfährt. Mit drei fängt es an: Wer ist morgen wo, hat der Wagen mit der Leiter frei, ist Tomas nicht im Urlaub? Ab fünf Monteuren ist die Disposition eine tägliche Aufgabe, und ab zehn eine halbe Stelle. Dieser Leitfaden beschreibt, wie ein kleiner Betrieb sie so organisiert, dass sie eine halbe Stunde am Morgen kostet – nicht den ganzen Tag.

Die Tafel: ein Tag, eine Spalte pro Person

Das älteste Werkzeug der Disposition ist die Magnettafel, und ihr Prinzip ist bis heute richtig: eine Spalte pro Monteur, eine Karte pro Auftrag, verschieben mit der Hand. Eine digitale Tafel behält das Prinzip und nimmt drei Dinge dazu, die die Magnettafel nicht konnte: Sie kennt den Kalender, sie warnt bei Überschneidungen, und sie zeigt dem Monteur seinen Tag auf dem Handy, ohne dass jemand ihn abfotografiert.

Was die Tafel wissen muss

Urlaub und Krankheit. Genehmigter Urlaub liegt als Band in der Spalte des Monteurs, und wer einen Auftrag darauf legt, bekommt sofort eine Warnung. Blockiert wird nichts — die Tafel meldet, Sie entscheiden. Das klingt banal und verhindert die häufigste Panne der Branche: den Kunden, der auf einen Monteur wartet, der am Strand liegt.
Feiertage des Landes. Der Werkkalender kennt die bundesweiten Feiertage und errechnet sie für jedes Jahr; landesspezifische Tage wie Fronleichnam tragen Sie als Ausnahme im Firmenkalender nach.
Fahrzeuge. Wenn der Auftrag die Leiter braucht und die Leiter auf einem Wagen liegt, ist das Fahrzeug Teil der Planung.
Fahrzeiten. Zwei Aufträge an entgegengesetzten Enden der Stadt am selben Vormittag sind ein Fehler, den die Tafel zeigen sollte, bevor der Kunde ihn erlebt.

Wiederkehrendes automatisieren

Wartungsverträge, Prüfungen, Abo-Leistungen: Ein großer Teil der Aufträge eines Betriebs kommt wieder. Sie von Hand anzulegen, ist Arbeit, die niemandem nützt, und sie zu vergessen, kostet Umsatz. Eine Wiederholungsregel am Auftrag – täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich, bis zu einem selbst gewählten Enddatum – legt alle Termine auf einmal an, mit demselben Kunden, derselben Beschreibung, derselben Checkliste und derselben Besetzung. Die Termine stehen sofort verplant auf der Tafel; das Büro verschiebt nur noch, was nicht passt. Jährliche und vierteljährliche Rhythmen sind noch nicht abgebildet — die planen Sie heute als Einzeltermin.

Zeitzonen und Uhrzeiten – ein stilles Problem

Wer je eine Uhrzeit in einem Kalender um eine Stunde verschoben gesehen hat, kennt es: Software, die Zeitpunkte falsch behandelt, verschiebt Termine bei der Sommerzeit oder zeigt dem Monteur im Ausland eine andere Zeit als dem Büro. Der Grundsatz ist einfach, wird aber selten eingehalten: Ein Zeitpunkt wird einmal gespeichert und in der Zeitzone des Betrachters angezeigt. Der Tag des Betriebs läuft in der Zeitzone des Betriebs; der Monteur sieht seinen Tag in seiner eigenen. Recomora ist so gebaut — weshalb ein Termin auch bei der Zeitumstellung dort bleibt, wo er hingehört.

Die Übergabe an den Monteur

Disposition endet nicht auf der Tafel. Der Monteur braucht am Morgen drei Dinge: die Aufträge in Reihenfolge mit Adresse und Ansprechpartner, die Notizen aus dem Büro („Schlüssel beim Nachbarn“), und eine Möglichkeit, den Status zu melden, ohne anzurufen. Was er nicht braucht, sind Preise – sie gehören nicht auf sein Handy, und in Recomora gelangen sie dort strukturell nicht hin. Fotos, Material und die Unterschrift des Kunden landen am Auftrag, und das Büro sieht sie, bevor der Wagen zurück ist.

Eine Routine für den Morgen

Tafel öffnen, Tag prüfen. Gibt es Lücken, Überschneidungen, ungeplante Aufträge?
Neue Anfragen einplanen. Die Karten vom Stapel „ungeplant“ auf freie Spalten ziehen.
Wiederkehrende Aufträge der Woche zuordnen. Sie liegen schon da; sie brauchen nur einen Tag.
Änderungen kommunizieren. Der Monteur sieht seinen Tag auf dem Handy; ein Anruf ist nur nötig, wenn sich etwas kurzfristig ändert.

Eine halbe Stunde. Der Rest des Tages gehört dem Betrieb – und die Kunden warten auf niemanden, der im Urlaub ist.

Wenn der Plan kippt

Kein Tag läuft wie geplant. Der Wert einer Tafel zeigt sich, wenn ein Monteur krank wird: Seine Karten liegen sichtbar in seiner Spalte und werden auf die anderen verteilt oder mit dem Kunden verschoben – der betroffene Monteur sieht seinen neuen Tag, sobald er die App öffnet. Was nicht passieren darf, ist die Karte, die in einer Spalte liegen bleibt, in der niemand mehr arbeitet.