Die Handwerkersoftware wechseln, ohne Daten oder Nerven zu verlieren

Die meisten Betriebe wechseln ihre Software nicht, weil die alte gut ist, sondern weil der Wechsel Angst macht: Was passiert mit zwanzig Jahren Kundendaten? Mit den offenen Rechnungen? Mit den Monteuren, die sich gerade an das alte Programm gewöhnt haben? Diese Angst ist berechtigt – und sie ist das Geschäftsmodell einiger Anbieter. Dieser Leitfaden zeigt, wie ein Wechsel ohne Datenverlust und ohne Stillstand geht, unabhängig davon, woher Sie kommen und wohin Sie gehen.

Erst die Frage: Was muss mitkommen?

Nicht alles, was in der alten Software steckt, ist wertvoll. Trennen Sie in drei Gruppen:

Stammdaten, die täglich gebraucht werden: Kunden mit Adressen, Ansprechpartnern und Standorten; das Preisbuch mit Artikeln, Leistungen und Preisen; Fahrzeuge und Mitarbeiter.
Laufende Vorgänge: offene Angebote, geplante Aufträge, unbezahlte Rechnungen. Sie sind wenige, aber kritisch.
Historie: alte Rechnungen, erledigte Aufträge, Kommunikation. Sie muss aufbewahrt werden – zehn Jahre bei Rechnungen –, aber nicht unbedingt im neuen System leben.

Diese Trennung entscheidet über den Aufwand. Stammdaten importiert man, laufende Vorgänge trägt man von Hand nach, die Historie exportiert man in ein offenes Format und legt sie ab.

Der Export aus dem alten System

Fordern Sie vor jeder Kündigung einen vollständigen Export in offene Formate an – CSV oder JSON für Daten, PDF für Dokumente. Prüfen Sie ihn, bevor Sie kündigen: Öffnen Sie die Kundendatei, zählen Sie die Rechnungen, vergleichen Sie eine Stichprobe. Wenn der Anbieter den Export verweigert, verzögert oder berechnet, ist das ein Hinweis darauf, warum Sie wechseln. Ihre Daten gehören Ihnen; ein Anbieter, der das anders sieht, sollte es schwer haben, Sie zu halten.

Die Rechnungsnummern

Der heikelste Punkt ist die Rechnungsnummer. Das Umsatzsteuergesetz verlangt eine fortlaufende, einmalige Nummer; ein Systemwechsel mitten im Jahr darf die Folge nicht verwirren. Zwei saubere Wege gibt es: Sie beginnen im neuen System eine neue Nummernreihe mit eigenem Präfix und dokumentieren den Wechsel für den Steuerberater – oder Sie setzen den Zähler im neuen System auf die nächste freie Nummer der alten Reihe. Recomora vergibt Nummern lückenlos pro Land und Serie und erst beim Ausstellen; ein Präfix ist reine Darstellung, die Zählung dahinter bleibt sauber. Beide Wege sind zulässig; wichtig ist, dass der Übergang nachvollziehbar dokumentiert ist.

Der Umzug in einer Woche

Tag 1 – Export und Prüfung. Vollständigen Export anfordern, Stichproben prüfen, Historie sichern.
Tag 2 – Stammdaten anlegen. Kunden, Preisbuch, Mitarbeiter, Fahrzeuge. Ein Import-Werkzeug kommt demnächst; bis dahin legen Sie die aktiven Kunden und die zwanzig häufigsten Preisbuch-Positionen von Hand an – Duplikate bereinigen Sie dabei besser jetzt als nie.
Tag 3 – Laufende Vorgänge nachtragen. Offene Angebote und Aufträge der nächsten zwei Wochen von Hand anlegen. Es sind weniger, als man befürchtet.
Tag 4 – Stichtag festlegen. Ab diesem Tag entstehen alle neuen Vorgänge nur noch im neuen System. Offene Rechnungen aus dem alten System werden dort zu Ende gebracht oder als Eröffnungsposten übernommen.
Tag 5 – Monteure einweisen. Eine gute Außendienst-App braucht keine Schulung: Aufträge des Tages, Status, Fotos, Unterschrift. Lassen Sie jeden Monteur einen echten Auftrag im neuen System durchspielen.

Was ein neues System können muss, damit Sie nie wieder wechseln müssen

Ein Werkzeug, das Sie leicht verlassen können, ist paradoxerweise das, bei dem Sie am ehesten bleiben. Achten Sie auf drei Dinge: einen vollständigen Selbstbedienungs-Export in offene Formate, jederzeit und kostenlos; eine Kündigung ohne Anruf; und veröffentlichte Preise ohne Zusatzmodule, die Ihnen später nachgereicht werden. Recomora bietet alle drei auf jedem Tarif, auch dem kostenlosen. Nicht weil wir erwarten, dass Sie gehen – sondern weil ein Anbieter, der das verspricht, sich jeden Monat neu beweisen muss.

Nach dem Umzug

Behalten Sie den Zugang zum alten System noch einen Monat, um Rückfragen zu klären, und prüfen Sie am ersten Monatsende, ob jede Rechnung des Übergangs genau einmal existiert – im alten oder im neuen System, nie in beiden. Danach ist der Export aus dem alten System Ihr Archiv, und der Betrieb läuft dort weiter, wo er hingehört.

Der Wechsel dauert eine Woche. Die Angst davor hat viele Betriebe Jahre gekostet.