Die E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028 – was Handwerksbetriebe jetzt tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2028 muss jedes Unternehmen sie auch versenden – strukturiert, maschinenlesbar, nach einer europäischen Norm. Zwischen diesen beiden Daten liegt eine Übergangszeit, die viele Betriebe für „noch weit weg“ halten. Sie ist es nicht: Wer heute eine Rechnungssoftware auswählt oder wechselt, entscheidet damit bereits, ob der Stichtag ein Problem wird oder eine Einstellung.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Der Begriff führt in die Irre. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Gemeint ist ein strukturiertes Datenformat nach der Norm EN 16931, in dem jede Angabe – Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Positionen, Steuersätze, Beträge – in einem festgelegten Feld steht, sodass Software sie ohne menschliches Zutun verarbeiten kann. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet: XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD, ein PDF mit eingebettetem XML. Beide erfüllen die Norm. ZUGFeRD hat für Handwerksbetriebe einen praktischen Vorteil: Der Privatkunde kann es einfach öffnen, der Geschäftskunde liest die Daten automatisch ein.

Der Zeitplan im Detail

• 1. Januar 2025 – Empfangspflicht. Jedes Unternehmen muss eine E-Rechnung annehmen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus; eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig.
• Bis 31. Dezember 2026 – allgemeine Übergangsfrist. Rechnungen dürfen weiterhin auf Papier oder in anderen elektronischen Formaten ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt.
• Bis 31. Dezember 2027 – verlängerte Frist für kleinere Unternehmen. Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug, dürfen die alten Formen ein Jahr länger nutzen.
• 1. Januar 2028 – Versandpflicht für alle. Ab dann sind strukturierte E-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen die einzige zulässige Form.

Wen es trifft und wen nicht

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Für einen typischen Handwerksbetrieb heißt das: Die Rechnung an die Familie, die eine neue Heizung bekommen hat, bleibt ein PDF. Die Rechnung an die Hausverwaltung, den Bauträger, den Generalunternehmer oder den gewerblichen Mieter wird spätestens 2028 eine E-Rechnung. Und da Sie oft nicht wissen, ob ein Kunde Unternehmer ist, ist der einfachste Weg, jede Rechnung in einem Format zu erzeugen, das beides kann.

Der Empfang – häufig unterschätzt

Die Empfangspflicht gilt seit 2025 und wird oft übersehen, weil sie keinen sichtbaren Aufwand macht. Sie verlangt aber, dass eingehende E-Rechnungen archiviert werden, und zwar in der strukturierten Form, nicht nur als ausgedrucktes PDF. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie eingehende XML-Dateien bei Ihnen aufbewahrt werden; viele Buchhaltungslösungen nehmen sie direkt an.

Was Sie konkret tun sollten

1. Prüfen Sie Ihre Kunden. Wie viele Ihrer Rechnungen gehen an Unternehmen? Bei den meisten Betrieben sind es mehr, als man denkt – Hausverwaltungen, Vermieter, andere Gewerke.
2. Prüfen Sie Ihre Software. Kann sie aus einer ausgestellten Rechnung eine XRechnung und eine ZUGFeRD-Datei erzeugen, ohne dass jemand Daten doppelt eingibt? Wenn nicht, ist die Umstellung eine Frage der Zeit.
3. Legen Sie die Unternehmereigenschaft am Kunden fest. Dann kann die Software später pro Rechnung entscheiden, welches Format der Kunde erhält – und heute schon, ob Steuerschuldumkehr gilt.
4. Sprechen Sie mit dem Steuerberater über den Empfang. Archiv und Prozess für eingehende E-Rechnungen sind Teil der Pflicht.

So macht es Recomora

In Recomora stellt eine ausgestellte Rechnung heute ein PDF: Sie zieht ihre lückenlose Nummer aus dem Zähler ihrer Folge, und das Dokument entsteht aus denselben Daten wie die Rechnung selbst. Die strukturierten Formate XRechnung und ZUGFeRD kommen demnächst ins deutsche Länderpaket. Der Steuersatz kommt aus dem Länderpaket, und bei einem Geschäftskunden im EU-Ausland mit geprüfter Umsatzsteuer-Identifikationsnummer setzt Recomora den Hinweis zur Steuerschuldumkehr selbst. Das Leistungsdatum trägt das Büro heute noch von Hand ein; es ist als eigene Pflichtangabe in Vorbereitung. Die Anbindung an Übertragungsnetzwerke wie Peppol kommt später; bis dahin geht die Datei per E-Mail, was der Gesetzgeber ausdrücklich zulässt.

Wer 2028 ohne Aufregung erleben will, braucht keinen Plan für 2028. Er braucht eine Rechnungssoftware, deren Daten vollständig genug sind, um beide Formate zu erzeugen, sobald sie gefordert sind — und einen Anbieter, der sagt, wo er steht.