GoBD-sicher Rechnungen schreiben – lückenlose Nummern, unveränderbare Dokumente, Gutschriften

Eine Betriebsprüfung fragt selten nach der Handwerkskunst. Sie fragt nach Rechnung 2026-0417, die fehlt; nach der Rechnung, die in zwei Fassungen existiert; nach dem Leistungsdatum, das nirgends steht. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern – kurz GoBD, ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums von 2019 – beschreiben, was die Verwaltung erwartet. Dieser Leitfaden übersetzt sie in drei Regeln für die Rechnungsstellung, die sich mit der richtigen Software von selbst einhalten.

Regel 1: Die Nummer ist fortlaufend, einmalig – und am besten lückenlos

Das Umsatzsteuergesetz verlangt auf jeder Rechnung eine fortlaufende Nummer, die einmalig vergeben wird. Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, etwa pro Standort oder Dokumentart. Lücken sind nicht verboten, wenn sie erklärbar sind – aber jede Lücke ist eine Frage des Prüfers, und die Antwort „das war ein gelöschter Entwurf“ überzeugt selten. Der einfachste Weg, nie in diese Lage zu kommen: Die Nummer wird erst beim Ausstellen vergeben, nie beim Anlegen eines Entwurfs, und sie wird von einem Zähler vergeben, den kein Mensch verstellen kann.

In Recomora ist genau das so: Ein Entwurf hat keine Nummer. Beim Ausstellen zieht die Rechnung die nächste Nummer ihrer Folge – pro Land, Dokumentart und Serie. Ein Präfix aus den Einstellungen verändert die Darstellung, nicht die Zählung, weshalb auch das Einschalten eines Präfixes mitten im Jahr keine Lücke reißt.

Regel 2: Eine ausgestellte Rechnung wird nie verändert

Die GoBD fordern Unveränderbarkeit: Eine Änderung an einer Rechnung muss erkennbar bleiben. In der Praxis erfüllt das nur ein System, das ausgestellte Rechnungen gar nicht ändern lässt. Der Tippfehler in der Adresse, der falsche Betrag, die vergessene Position – all das wird nicht korrigiert, sondern storniert und neu ausgestellt. Das Werkzeug dafür ist die Gutschrift: eine Korrekturrechnung mit eigener Nummer, die sich auf die ursprüngliche bezieht und sie ganz oder teilweise aufhebt.

Das fühlt sich anfangs umständlich an. Es ist die einzige Form, in der der Weg vom Fehler zur Korrektur später nachvollziehbar bleibt – für den Prüfer, den Steuerberater und den Kunden, der beide Dokumente erhält. Recomora lässt eine ausgestellte Rechnung strukturell nicht bearbeiten oder löschen; die Gutschrift ist der einzige Weg, und beide Dokumente stehen am Vorgang nebeneinander, sodass die Korrektur nachvollziehbar bleibt.

Regel 3: Alle Pflichtangaben, jedes Mal

Das Umsatzsteuergesetz nennt die Pflichtangaben einer Rechnung: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum oder -zeitraum, Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag, gegebenenfalls der Hinweis auf Steuerbefreiung oder Steuerschuldumkehr. Die beiden Angaben, die in der Praxis am häufigsten fehlen, sind das Leistungsdatum und der Hinweis bei Steuerschuldumkehr.

Der Hinweis zur innergemeinschaftlichen Steuerschuldumkehr entsteht in Recomora nicht durch Tippen, sondern durch Herkunft: aus der Unternehmereigenschaft des Kunden, seiner geprüften Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und dem Länderpaket. Das Leistungsdatum trägt das Büro heute noch selbst ein – es als eigene Pflichtangabe zu führen, ist in Vorbereitung.

Aufbewahrung und Prüfprotokoll

Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, in der Form, in der sie entstanden sind – eine E-Rechnung als strukturierte Datei, nicht als Ausdruck. Zusätzlich verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation: Wer hat wann was getan? Ein Prüfprotokoll, das jede ändernde Handlung mit Zeitpunkt und Person festhält, ist die technische Antwort darauf. In Recomora wird jede Änderung an Kunden, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Einstellungen protokolliert, und der vollständige Export des Kontos steht dem Inhaber jederzeit bereit – zum Weitergeben an den Steuerberater, wenn er ihn braucht.

Die Kurzfassung für die Wand über dem Schreibtisch

1. Nummern werden vergeben, nicht gewählt – und erst beim Ausstellen.
2. Ausgestellte Rechnungen werden nie geändert; Fehler werden per Gutschrift korrigiert.
3. Der Steuerhinweis kommt aus dem Kunden und dem Länderpaket, nicht aus dem Gedächtnis; das Leistungsdatum tragen Sie bewusst ein.

Wer diese drei Regeln in Software gießt, hat bei der nächsten Prüfung nicht weniger Fragen. Er hat Antworten, die er nicht suchen muss.

Und die Angebote?

Angebote unterliegen nicht der Nummernpflicht des Umsatzsteuergesetzes, aber derselben Ordnung: Ein angenommenes Angebot ist die Grundlage der Rechnung und sollte in der Fassung aufbewahrt werden, die der Kunde angenommen hat. Recomora hält Angebot, Auftrag und Rechnung als eine Kette – wer eine Rechnung prüft, sieht, aus welchem Angebot sie entstanden ist.