Ein Arbeitsbericht ist das Dokument, das ein Kunde bekommen kann, bevor er eine Rechnung sieht: was gemacht wurde, auf welchen Aufträgen, mit den Fotos und der Unterschrift — und ohne einen einzigen Betrag. Genau das macht ihn übergabefähig.
Was Sie damit tun können
- In genau zwei Formen erzeugen: für einen abgeschlossenen Auftrag, oder für einen Kunden über einen Zeitraum. Nur erledigte und abgerechnete Aufträge kommen infrage, und eine Auswahl über mehrere Kunden wird abgelehnt — die Oberfläche bietet sie deshalb gar nicht erst an.
- Ein PDF lesen, das nichts kostet: je Auftrag die geleistete Arbeit, die Beschreibung, das Material, die Zeiten und — eingebettet — die Unterschrift und die Fotos. Keine Beträge, ausdrücklich keine Rechnung.
- In der Sprache des Kunden rendern, wo eine hinterlegt ist, sonst in der Standardsprache des Betriebs.
- Inline ansehen und herunterladen, über einen kurzlebigen Link; der Download steht immer neben der Ansicht.
- Per E-Mail an den Kunden schicken, geprüft gegen Einwilligung, mit der Vorlage des Betriebs, im Kommunikationsverlauf vermerkt — und der Bericht gilt danach als versendet. Der Link in der E-Mail lebt bewusst länger als der in der Anwendung, weil er in einem Postfach liegen bleibt.
- Ohne E-Mail als versendet markieren, für einen Bericht, der gedruckt, übergeben oder aus dem eigenen Mailprogramm geschickt wurde. Der Status beantwortet „hat der Kunde ihn?“, der Kommunikationsverlauf beantwortet „hat dieses System ihn geschickt?“.
- Jede Voraussetzung vorher lesen: E-Mail nicht eingerichtet, keine aktive Vorlage, Einwilligung widerrufen, keine Adresse — jede mit eigener Meldung, weil jede eine andere Abhilfe hat.
Warum Monteure keine Berichte erzeugen
Ein Arbeitsbericht trägt zwar kein Geld, fasst aber die Geschichte eines Kunden zusammen statt der Arbeit einer Person. Deshalb bleibt er dem Büro und dem Inhaber vorbehalten; der Monteur liefert die Bausteine — Zeiten, Material, Fotos, Unterschrift — und sieht sie an seinem eigenen Auftrag wieder.